NOVITÀ IN MATERIA DOGANALE – DEMATERIALIZZAZIONE DELLE BOLLE E OBBLIGHI DI CONSERVAZIONE DOCUMENTALE
Gentili Clienti,
vi ricordiamo che, a seguito della completa digitalizzazione delle procedure doganali introdotta dall’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli in attuazione del Codice Doganale dell’Unione, le operazioni di esportazione e transito sono gestite esclusivamente mediante documentazione elettronica. Tale evoluzione comporta specifici obblighi organizzativi e di conservazione documentale in capo agli operatori economici.
In tale contesto, di seguito si riepilogano le principali novità introdotte dalla normativa unionale e dalle disposizioni operative emanate dall’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli, nonché le conseguenti implicazioni di carattere operativo per le imprese che effettuano operazioni di importazione, esportazione e transito.
Quadro normativo di riferimento
La digitalizzazione delle dichiarazioni doganali discende dagli articoli 6 e 278 del Regolamento (UE) n. 952/2013 (Codice Doganale dell’Unione). In attuazione di tali disposizioni, l’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli ha progressivamente reingegnerizzato il sistema informatico doganale AIDA, introducendo nuovi tracciati unionali.
Con Informativa ADM n. 0622909 dell’8 ottobre 2024, nonché in conformità alla Decisione di esecuzione (UE) 2023/2879, è stato stabilito che, a decorrere dal 2 dicembre 2024, le dichiarazioni doganali di esportazione e di transito devono essere presentate esclusivamente in formato elettronico mediante i nuovi dataset unionali (B1–B4 per l’esportazione e D1–D2 per il transito). Dal medesimo termine il precedente tracciato “ET” è stato definitivamente dismesso.
I documenti doganali generati dal sistema (quali, a titolo esemplificativo, il Documento di Accompagnamento all’Esportazione – DAE, il Documento di Accompagnamento al Transito – DAT, gli esiti e i prospetti contabili) sono resi disponibili agli operatori economici tramite i servizi digitali dell’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli, accessibili mediante il c.d. cassetto doganale.
Il Codice Doganale dell’Unione impone agli operatori economici l’obbligo di conservare la documentazione e le informazioni relative alle operazioni doganali per un periodo minimo di tre anni, ai fini dei controlli doganali.
Ai fini fiscali, l’art. 39 del DPR 633/1972 include espressamente le bollette doganali tra i documenti rilevanti ai fini IVA da conservare, mentre l’art. 2220 del Codice Civile impone la conservazione della documentazione contabile per dieci anni.
Poiché i documenti doganali sono oggi nativamente digitali, trova applicazione il Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005). In particolare, l’art. 43 del CAD prevede che gli obblighi di conservazione ed esibizione siano assolti mediante documenti informatici, a condizione che la conservazione avvenga secondo le Linee guida emanate da AgID, garantendo nel tempo autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità dei documenti.
La mera disponibilità dei documenti sui sistemi dell’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli non comporta il trasferimento dell’obbligo di conservazione in capo all’Amministrazione, che rimane in capo all’operatore economico.
Implicazioni operative
Alla luce del quadro normativo sopra richiamato, le imprese che effettuano operazioni di esportazione e transito sono tenute ad adeguare le proprie procedure interne, al fine di garantire la corretta gestione e conservazione della documentazione doganale elettronica.
Checklist operativa
A titolo riepilogativo, si indicano di seguito i principali adempimenti:
- verificare e, se necessario, attivare l’accesso ai servizi digitali dell’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli e al cassetto doganale;
- procedere allo scarico periodico dei documenti doganali elettronici relativi alle operazioni effettuate;
- organizzare la classificazione e l’abbinamento dei documenti doganali alle relative operazioni contabili e IVA;
- adottare un sistema di conservazione dei documenti informatici conforme al Codice dell’Amministrazione Digitale e alle Linee guida AgID;
- garantire il rispetto dei termini di conservazione previsti dalla normativa doganale, fiscale e civilistica.
Alla luce di quanto sopra esposto, si invitano tutti i soggetti interessati a verificare attentamente la correttezza delle procedure operative adottate, anche mediante un confronto con il proprio spedizioniere doganale e/o con i soggetti incaricati della gestione delle operazioni di importazione ed esportazione, al fine di assicurare il pieno rispetto della normativa vigente e dei connessi obblighi documentali e di conservazione.
Lo Studio resta a completa disposizione della Clientela per ogni ulteriore chiarimento, nonché per fornire supporto nell’analisi delle procedure in essere e nell’eventuale adeguamento delle stesse alle disposizioni normative applicabili.
TBADIVSOR S.T.P. S.r.l.